Wizyta w medycynie pracy często oznacza konieczność wyjścia z pracy, a czasem także przejazd do innej miejscowości. Pytanie, czy na badania okresowe należy się dzień wolny, sprowadza się jednak do ważnego rozróżnienia: pracownikowi przysługuje płatne zwolnienie na czas niezbędny do wykonania badań, ale nie zawsze cały dodatkowy dzień wolny.
Najważniejsze zasady dotyczące badań okresowych
- Nie ma automatycznego dodatkowego dnia wolnego za badania okresowe.
- Pracodawca powinien zwolnić pracownika na czas potrzebny na przeprowadzenie badań.
- Za usprawiedliwioną nieobecność pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
- Pracodawca pokrywa koszty badań oraz uzasadnione koszty przejazdu do innej miejscowości.
- Badania prywatne, takie jak wizyta u dentysty lub ginekologa, nie są badaniami okresowymi w rozumieniu prawa pracy.
Nie cały dzień wolny, lecz czas potrzebny na badania
Badania okresowe wykonuje się w trakcie zatrudnienia, w terminie wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy. Zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu pracy powinny odbywać się w miarę możliwości w godzinach pracy, a pracownik zachowuje wynagrodzenie za czas, w którym nie wykonuje obowiązków z powodu wizyty.
W praktyce oznacza to, że jeśli badanie trwa od godziny 8:00 do 10:00, a pracownik ma później możliwość bezpiecznie wrócić do firmy, powinien to zrobić. Nie można jednak wymagać powrotu w sytuacji, gdy sama wizyta, oczekiwanie, dodatkowe konsultacje i przejazd zajmują większą część dnia.
Cały dzień może być usprawiedliwiony, jeśli rzeczywiście wynika to z organizacji badań. Nie jest to jednak dodatkowy urlop ani dzień wolny do wykorzystania w dowolnym terminie. Zwolnienie obejmuje konkretny czas związany z obowiązkowym badaniem.
Kiedy pracodawca musi zwolnić pracownika
Na badania okresowe kieruje pracodawca, który wystawia skierowanie i wskazuje placówkę medycyny pracy. To ważne, ponieważ uprawnienie do płatnego czasu wolnego dotyczy badań wymaganych w związku z zatrudnieniem, a nie każdej wizyty lekarskiej odbywanej przez pracownika.
Pracodawca powinien uwzględnić czas potrzebny na:
- dojazd do placówki, jeśli jest on związany z wykonaniem badań,
- rejestrację i oczekiwanie na wizytę,
- badanie ogólne oraz konsultacje specjalistyczne,
- badania dodatkowe, na przykład okulistyczne, laboratoryjne lub psychologiczne, jeśli zleci je lekarz,
- odebranie albo przekazanie orzeczenia lekarskiego.
Nie ma ustawowego limitu określonego jako 2, 4 czy 8 godzin. Liczy się rzeczywisty i racjonalnie potrzebny czas. Jeśli placówka medycyny pracy znajduje się w innym mieście, pracownikowi mogą przysługiwać także należności za przejazd według zasad stosowanych przy podróżach służbowych. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że koszty badań profilaktycznych i związane z nimi należności obciążają pracodawcę.
Badanie w czasie pracy
Przy typowym grafiku od poniedziałku do piątku pracownik umawia badanie w godzinach swojej pracy i informuje o tym przełożonego. Po zakończeniu wizyty wraca do firmy, o ile pozwala na to pora dnia i charakter badań.
Pracodawca nie powinien traktować takiej nieobecności jako urlopu wypoczynkowego ani wymagać odpracowania godzin. Nie trzeba więc brać dnia urlopu, aby wykonać obowiązkowe badania medycyny pracy.
Przeczytaj również: Leki psychotropowe - jak bezpiecznie je stosować? Poradnik
Badanie poza grafikiem
Przepisy mówią o przeprowadzaniu badań w godzinach pracy „w miarę możliwości”. Jeżeli placówka przyjmuje wyłącznie poza godzinami pracy albo grafik pracownika nie pozwala na wizytę w czasie zmiany, sytuację najlepiej ustalić z pracodawcą przed terminem badania.
Samo wyznaczenie wizyty poza godzinami pracy nie oznacza automatycznie prawa do całego dnia wolnego w innym terminie. Jednocześnie pracodawca nie powinien organizować badań w sposób, który pozbawia pracownika należnego wynagrodzenia lub zmusza go do wykorzystania urlopu wypoczynkowego.
Kto płaci za badania i czy zachowujesz wynagrodzenie
Koszt badań okresowych ponosi pracodawca. Dotyczy to zarówno badania podstawowego, jak i dodatkowych konsultacji lub testów zleconych przez lekarza medycyny pracy. Pracownik nie powinien płacić za nie z własnej kieszeni, chyba że samodzielnie wybierze prywatne badanie niezwiązane ze skierowaniem pracodawcy.
Za czas nieobecności potrzebny na badania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie jest to zasiłek chorobowy ani wynagrodzenie za urlop. Wypłata jest rozliczana jako wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Jeżeli badanie odbywa się w innej miejscowości, pracodawca może być zobowiązany do zwrotu kosztów przejazdu na zasadach podobnych do podróży służbowej. Warto zachować bilety, potwierdzenie wizyty i inne dokumenty, których wymaga firmowa procedura rozliczeń.
Trzeba też odróżnić obowiązkową medycynę pracy od prywatnej profilaktyki. Mammografia, dentysta, wizyta u ginekologa, kontrola dziecka u pediatry czy badanie zlecone przez lekarza rodzinnego nie dają z tego tytułu automatycznego prawa do płatnego zwolnienia. W takich sytuacjach można skorzystać z urlopu, odpracowywanego wyjścia prywatnego albo rozwiązania przyjętego w regulaminie firmy.
Jak załatwić badania bez problemów w pracy
Najprościej potraktować je jak krótkie zadanie organizacyjne, a nie nagłą nieobecność. Ja zawsze zalecam, aby ustalenia z przełożonym zrobić z wyprzedzeniem, szczególnie gdy pracownik ma dzieci, dojeżdża z innej miejscowości albo musi połączyć wizytę z odbiorem dziecka z przedszkola.
- Odbierz skierowanie od pracodawcy i sprawdź termin ważności poprzedniego orzeczenia.
- Umów wizytę w placówce wskazanej przez firmę.
- Poinformuj przełożonego o dacie i przewidywanych godzinach nieobecności.
- Zachowaj potwierdzenie wizyty, jeśli pracodawca wymaga dokumentu usprawiedliwiającego wyjście.
- Przekaż orzeczenie do kadr lub działu HR, jeżeli nie zostało przesłane pracodawcy elektronicznie.
Nie warto samodzielnie wpisywać w systemie urlopu na cały dzień, zanim kadry potwierdzą sposób rozliczenia. Częsty błąd polega też na zgłoszeniu tylko samego badania, bez uwzględnienia dojazdu i konsultacji dodatkowych. Lepiej podać realny przedział godzin i później wrócić do pracy, jeśli wizyta zakończy się szybciej.
Co w przypadku pracy na część etatu lub zmianowej
Pracownik zatrudniony na część etatu ma takie samo prawo do obowiązkowych badań, ale zwolnienie dotyczy wyłącznie godzin, w których zgodnie z grafikiem miał pracować. Jeśli osoba pracuje we wtorki i czwartki, a badanie przypada w środę, nie ma nieobecności w czasie pracy, którą trzeba usprawiedliwiać.
Przy pracy zmianowej znaczenie ma konkretny rozkład godzin. Badanie wyznaczone przed nocną zmianą może wymagać dodatkowego ustalenia, zwłaszcza jeśli lekarz zleci badania wymagające odpoczynku albo placówka znajduje się daleko. Grafik nie odbiera prawa do badań, ale wpływa na to, czy powstaje płatna nieobecność w czasie zaplanowanej pracy.
Jeśli pracodawca kieruje pracownika na badania w trakcie dnia wolnego wynikającego z grafiku, nie oznacza to automatycznie, że należy się drugi dzień wolny. Wątpliwości dotyczące konkretnego rozkładu godzin najlepiej wyjaśnić z działem kadr przed wizytą.
Czego nie mylić z dniem wolnym na badania
Badania okresowe nie są zwolnieniem lekarskim. Lekarz medycyny pracy wydaje orzeczenie o zdolności albo przeciwwskazaniach do pracy na określonym stanowisku, ale sama wizyta nie tworzy prawa do L4. Jeśli stan zdrowia wymaga leczenia lub odpoczynku, o niezdolności do pracy decyduje lekarz uprawniony do wystawienia odpowiedniego zaświadczenia.
Nie należy też samodzielnie opuszczać stanowiska bez poinformowania przełożonego. Nawet gdy nieobecność jest usprawiedliwiona, pracodawca powinien wiedzieć, gdzie i w jakich godzinach pracownik wykonuje obowiązkowe badania.
Jeżeli firma odmawia zwolnienia, każe wykorzystać urlop albo nie chce zapłacić za czas badań, warto najpierw poprosić o wskazanie podstawy takiej decyzji. W razie braku porozumienia można zwrócić się do kadr, związku zawodowego lub Państwowej Inspekcji Pracy.
Badania okresowe nie powinny oznaczać utraty urlopu
Najkrótsza odpowiedź brzmi: nie przysługuje z góry cały dodatkowy dzień wolny, ale przysługuje płatne zwolnienie na czas konieczny do wykonania obowiązkowych badań okresowych. Gdy badania, dojazd i oczekiwanie zajmują cały dzień pracy, nieobecność może obejmować cały dzień, lecz nadal nie jest to urlop ani wolny dzień do późniejszego wykorzystania.
Przed wizytą warto sprawdzić skierowanie, uzgodnić godziny z przełożonym i zachować potwierdzenie obecności. Takie proste przygotowanie zwykle wystarcza, aby badania przebiegły spokojnie, bez niepotrzebnych sporów i bez uszczuplania urlopu, który rodzic może przecież potrzebować na odpoczynek albo opiekę nad dzieckiem.
